Secrétaires : les calculs à effectuer pour trouver le montant de sa pension

Le métier de secrétaire existe depuis des siècles et a connu de nombreuses évolutions au fil des années.

Ce professionnel de bureau est chargé de gérer et de trier le courrier de son supérieur, de recevoir ses appels téléphoniques, de rédiger des comptes rendus de ses réunions et de gérer son emploi du temps en notant tous ses rendez-vous et en organisant son programme.

Le calcul de la retraite du secrétaire dépend de son statut : en effet, il peut travailler comme salarié pour une société privée ou bien comme fonctionnaire pour le secteur public.

Calcul de la retraite des secrétaires du privé

Lorsque le secrétaire travaille dans une société privée, il cotise auprès de la caisse nationale d’assurance vieillesse pour se constituer une retraite de base et auprès de l’Arrco/Agirc pour disposer d’une retraite complémentaire.

Le calcul de la retraite de base des salariés du privé repose sur la moyenne des 25 meilleures années de salaire brut cotisé, dans la limite du plafond de la Sécurité sociale.

La durée d’assurance validée est prise en compte pour appliquer un taux de liquidation maximal de 50 % si les conditions sont remplies.

Pour trouver le montant de la pension de base, il faut appliquer la formule suivante :

Pension de base : Revenu Annuel Moyen x Taux applicable x (Durée d’assurance / Durée de référence)

Pour trouver le revenu annuel moyen ou salaire annuel moyen, il suffit de faire la moyenne des 25 meilleures années de salaires bruts dans la limite du plafond de la Sécurité sociale de l’année de départ choisie. Si la durée de la carrière du salarié est inférieure à 25 ans, toutes les années cotisées sont considérées dans le calcul du revenu annuel moyen. Si le salarié perçoit un revenu supérieur à ce plafond, sa pension de base sera calculée à partir du seuil fixé par la Sécurité sociale. Des coefficients annuels de revalorisation sont valables au moment de la liquidation des droits à la retraite pour que l’évolution des rémunérations et la progression des prix à la consommation au fil des années soient considérées.

Le taux maximal de la pension de base des salariés du régime général est fixé à 50 %. Ce taux est accessible au salarié qui a validé le nombre de trimestres requis pour une retraite à taux plein à son âge légal, ou qui a atteint l’âge du taux plein automatique, même sans avoir le nombre de trimestres requis. L’âge légal de départ à la retraite est progressivement fixé à 62 ans pour une retraite à taux plein, avec un allongement de la durée de cotisation requise en fonction des générations. Depuis la réforme des retraites de 2014 et les ajustements postérieurs, l’âge du taux plein est fixé à 67 ans. L’allongement de la durée de cotisation continue de s’appliquer aux générations nées jusqu’en 1973, passant de 166 trimestres (41,5 ans) à 172 trimestres (43 ans) pour atteindre le taux plein sans décote.

Consultez le tableau suivant pour connaitre le nombre de trimestres requis, l’âge légal de départ et l’âge du taux plein pour les générations nées de 1952 à 1973 :

Année de naissance	Nombre de trimestres requis	Age légal de départ	Age du taux plein
1952	164	60 ans et 8 mois	65 ans et 8 mois
1953	165	61 ans	66 ans
1954	165	61 ans et 4 mois	66 ans et 4 mois
1955	166	61 ans et 8 mois	66 ans et 8 mois
1956	166	62 ans	67 ans
1957	166	62 ans	67 ans
1958	167	62 ans	67 ans
1959	167	62 ans	67 ans
1960	167	62 ans	67 ans
1961	168	62 ans	67 ans
1962	168	62 ans	67 ans
1963	168	62 ans	67 ans
1964	169	62 ans	67 ans
1965	169	62 ans	67 ans
1966	169	62 ans	67 ans
1967	170	62 ans	67 ans
1968	170	62 ans	67 ans
1969	170	62 ans	67 ans
1970	171	62 ans	67 ans
1971	171	62 ans	67 ans
1972	171	62 ans	67 ans
1973	172	62 ans	67 ans

Des dispositifs spécifiques permettent un départ anticipé avant l’âge légal et sans durée de cotisation complète pour certains salariés, notamment les personnes en situation de handicap, les mères de trois enfants ou plus, ainsi que les carrières longues sous conditions strictes.

Si le salarié demande sa retraite avant l’âge du taux plein et sans avoir validé le nombre de trimestres requis pour le taux plein, une décote sera appliquée à sa pension de retraite.

Le coefficient de minoration (« décote ») appliqué à la pension en cas de départ avant l’âge du taux plein est calculé en fonction du nombre de trimestres manquants, avec un taux de minoration par trimestre généralement de 1,25 % sur la pension de base, variable selon l’année de naissance et suivant les règles en vigueur au moment du départ.

Il existe aussi un taux de liquidation minimal prévu par la loi : il est de 36,25 % pour les salariés nés en 1952 et de 37,5 % pour ceux qui sont nés après 1952.

Depuis le 1er janvier 2004, une surcote de 1,25 % par trimestre supplémentaire est accordée aux salariés qui continuent de travailler au-delà de l’âge légal de départ s’ils disposent déjà du nombre de trimestres requis pour toucher une pension à taux plein.

Concernant les secrétaires fonctionnaires, la retraite de base est calculée sur le dernier traitement indiciaire brut multiplié par 75 %, ajusté selon le rapport entre trimestres validés et trimestres requis pour la retraite à taux plein. Une majoration de 10 % est appliquée à partir du 3ème enfant. Les règles spécifiques de leur régime de retraite sont consultables sur le site officiel des Retraites de l’État.

La retraite complémentaire des secrétaires salariés du privé

La retraite complémentaire des secrétaires salariés du privé dépend du nombre de points qu’ils ont cumulés au cours de leur carrière professionnelle. Les cotisations versées auprès de l’Arrco et de l’Agirc (une caisse réservée aux cadres) sont converties en point. La Sécurité sociale fixe la valeur des points tous les ans pour permettre le calcul du nombre de points, mais aussi pour trouver le montant de la pension complémentaire des assurés lorsqu’ils demandent la liquidation de leurs droits à la retraite :

Retraite complémentaire = Nombre de points cumulés x Valeur annuelle du point

Le nombre de points cumulés tout au long de la carrière peut être amélioré par un rachat de trimestres ou encore par des points gratuits accordés sous certaines conditions.

La valeur du point Arrco/Agirc est recalculée chaque année, et les règles de conversion ont été harmonisées depuis la fusion des régimes en 2019. Les points acquis par les salariés cadres et non-cadres sont désormais gérés dans un régime unifié. Il est essentiel de consulter les valeurs annuelles actualisées des points pour un calcul exact de la retraite complémentaire.

Le calcul de la retraite des secrétaires fonctionnaires

Le montant de la pension d’un secrétaire fonctionnaire varie en fonction du dernier traitement sur lequel un taux sera appliqué. Ce taux dépend de la durée de la carrière de l’assuré au sein de la Fonction publique, mais il ne peut pas excéder les 75 %. Une décote est également applicable sur le montant global si l’assuré ne dispose pas du nombre de trimestres requis dans tous les régimes confondus pour prétendre à une pension de base à taux plein.

La retraite de base du secrétaire fonctionnaire

Pour trouver le montant de la retraite de base d’un fonctionnaire, il faut appliquer la formule suivante : Pension de base = ( durée de service en trimestres+bonifications x 75 %) x (Traitement à l’indice / Nombre de trimestres requis selon l’âge)

Avec la nouvelle réforme des retraites de 2013, la formule de calcul de la retraite de base et l’âge légal de départ prévus par la réforme de 2010 n’ont pas été modifiés. En revanche, l’allongement progressif de la durée de cotisation d’un trimestre par an commencera en 2020 pour passer de 41,5 ans à 43 ans en 2035. Cette hausse progressive concerne les assurés nés à partir de 1958 qui devront justifier de 167 trimestres pour pouvoir prétendre à une retraite à taux plein.

Le traitement à l’indice varie en fonction des éléments suivants : l’emploi, le grade, la classe et l’échelon au cours des six derniers mois d’activité. Si ces éléments venaient à changer pendant les six derniers mois, les responsables vont calculer la retraite du fonctionnaire en considérant le traitement correspondant à l’indice de l’emploi, du grade et de l’échelon détenus avant cette modification.

Il existe d’autres types de primes comme la bonification de dépaysement ou la bonification attribuée aux professeurs des établissements techniques. Le taux maximum de 75 % n’est pas attribué à tous les assurés : en effet, le taux applicable varie en fonction du nombre de trimestres de service. Pour connaitre le taux, il faut utiliser la formule suivante : Taux applicable = 75 % x  (Nombre de trimestres acquis/ Nombre de trimestres requis) Ainsi, pour toucher une retraite maximum à 75 %, il faut atteindre le nombre de trimestres requis pour l’année de référence.

Année de référence	Durée de services tous régimes confondus pour bénéficier du taux maximum de 75 %
2003	150 trimestres
2004	152 trimestres
2005	154 trimestres
2006	156 trimestres
2007	158 trimestres
2008	160 trimestres
2009	161 trimestres
2010	162 trimestres
2011	163 trimestres
2012	164 trimestres
2013 et 2014	165 trimestres
2015	166 trimestres

Par exemple, le secrétaire fonctionnaire né en janvier 1953 exerce une activité incluse dans la catégorie d’emploi sédentaire et partira en retraite à 60 ans en 2013 avec une pension à taux plein s’il dispose de 165 trimestres. Cette règle s’applique toujours, quelle que soit l’année de départ à la retraite qu’il a choisie. Si la durée d’activité requise n’est pas atteinte, une décote sera appliquée à la pension de retraite. Les fonctionnaires sont concernés par l’allongement progressif de la durée de cotisation de 2020 à 2035.

Pour éviter la décote par trimestre manquant, il faut justifier de la durée de cotisation prévue par la loi : cette décote augmente progressivement de 0,125 % depuis 2006 pour s’arrêter à 1,25 % en 2015. Au-delà de 2015, la décote applicable sera de 1,25 %.

Si le fonctionnaire attend l’âge légal du taux plein (65 ans à 67 ans) pour partir en retraite, il bénéficiera d’une pension sans décote, même s’il n’a pas atteint la durée globale de services indispensable pour profiter du taux de 75 %. Les fonctionnaires handicapés à 80 % et plus ou qui ont dû quitter leur emploi à cause d’une invalidité pourront aussi bénéficier d’une retraite à taux plein.

Il existe également un système de surcote pour les secrétaires fonctionnaires qui travaillent au-delà de l’âge d’ouverture des droits à la retraite et qui disposent déjà du nombre de trimestres requis pour liquider leur retraite à taux plein. Elle est appliquée sous la forme d’une majoration de 1,25 % pour chaque trimestre supplémentaire, dans la limite de 20 trimestres.

La retraite additionnelle des fonctionnaires

Les secrétaires fonctionnaires pouvant prétendre à  une retraite de base ont aussi droit à une retraite additionnelle depuis le 1er janvier 2005. Il s’agit d’un régime par points et par répartition mis en place pour que les fonctionnaires puissent acquérir des droits à la retraite en cotisant au titre des éléments de rémunération (primes et bonifications diverses) qui ne sont pas considérés dans le calcul de la retraite de base. Ils cotisent à hauteur de 10 % des primes perçues. Ces cotisations sont supportées à parts égales par l’État (5 %) et le fonctionnaire (5 %) et sont déductibles de l’impôt sur le revenu.

Le calcul de la retraite additionnelle est simple : les cotisations versées sont converties en points et le nombre de points cumulés dépend de la valeur d’acquisition du point au moment où le versement est effectué. Au moment de la liquidation de la retraite, le nombre de points cumulé au cours de la carrière est multiplié par la valeur de service du point pour trouver le montant de la retraite additionnelle.

La retraite additionnelle est versée sous forme de rente, mais, si le nombre de points cumulés est inférieur à 5 125, elle est accordée en une seule fois, sous forme de capital.

Pour une estimation personnalisée et précise du montant de votre retraite, n’hésitez pas à utiliser les simulateurs officiels disponibles sur les sites Info-retraite.fr (pour le secteur privé) et Retraitesdeletat.gouv.fr (pour la fonction publique). Ces outils intègrent les dernières évolutions réglementaires et vos données personnelles à jour.